27 / 1 - 2010  Referat bestyrelsesmøde nr. 8

Referat af bestyrelsesmøde nr. 8, sæson 2009, 21/1-10, kl. 17.00

Golfklubben Lillebælt

 

Mødedeltagere:

(PT) Preben Thuesen

(JJ) Jørgen Jæger

(JD) Jette Ditlev

(THA) Tage Hansen

Afbud

Jesper Nielsen Terp (JNT)

 

Følgende dagsorden blev vedtaget:

1.    Henvendelser om udmeldelser efter frist

2.    Jesper Nielsen Terp

3.    Udsendelse af årsregnskab

4.    Årsregnskab 2009

5.    Budget 2010

6.    Næste møde

 

Ad 1) Henvendelser om udmeldelser efter frist

Sekretariatet og bestyrelsen har modtaget nogle henvendelser om ønske om udmeldelse efter den tidsfrist, som fremgår af klubbens vedtægter.

Inga Th. Sørensen har korrekt besvaret disse henvendelser ved at henvise til klubbens vedtægter.

Det blev vedtaget, at PT kontakter DGUs advokat for at få afklaret, om GKLs vedtægter og praksis er i strid med gældende lovgivning.

PT og JJ besvarer de meddelelser om udmeldelser, som er modtaget.

 

Ad 2) Jesper Nielsen Terps

På baggrund af mailkorrespondance mellem JNT og den øvrige bestyrelse blev det besluttet, at PT skriver til JNT for at takke for samarbejdet og konstatere at JNT er udtrådt af GKLs bestyrelse. JNT er bosiddende i Spanien og overgået til passivt medlemskab pr. 1/1-10.

Bestyrelsen arbejder på at finde en kandidat til den vacante plads i bestyrelsen, idet 1. suppleant er overgået til passivt medlemskab og 2. suppleant ikke ønsker at indtræde i bestyrelsen.

 

Ad 3) Udsendelse af årsregnskab

På generalforsamlingen 27. februar 2009 blev det vedtaget, at ændre vedtægternes §5 således, at indkaldelse til generalforsamling kun skal ske via GKLs hjemmeside. Hensigten var hermed at spare klubben for portoomkostninger og omkostninger til trykning af regnskabet. Desværre skete der det, at bestemmelsen i vedtægternes § 6 om udsendelse af regnskab ved en fejl ikke blev ændret samtidig. Det fremgår således af § 6, at udsendelse af regnskab skal ske samtidig med udsendelse af indkaldelse til generalforsamling.

Bestyrelsen diskuterede sagen, og blev enige om, - på trods af vedtægtens ordlyd i §6 , at følge det, der var hensigten med vedtægtsændringen om indkaldelse til generalforsamling.

Derfor vil årsregnskabet for 2009 med budget for 2010 blive offentliggjort på GKLs hjemmeside min. 14 dage før generalforsamlingen, som i øvrigt er den 24/2 kl. 19 på Kulturøen. Hvis et medlem ønsker regnskabet i papirform, kan man enten selv udskrive det fra hjemmesiden eller henvende sig til Inga Th. Sørensen i sekretariatet, som så vil udlevere eller sende et eksemplar.

Det blev vedtaget, at udsende brev eller mail til samtlige medlemmer om denne beslutning.

Ad 4) Årsregnskab 2009

THA og Inga Th. Sørensen holdt møde med GKLs revisor 19/1-10, hvor udkast til årsregnskab blev behandlet. Udkastet blev forelagt bestyrelsen, som ikke havde kommentarer. Det fremgår af mailkorrespondance at også JNT kan tilslutte sig regnskabet.

Revisor mangler endnu de afsluttende revisionsarbejder. Når disse er tilendebragt offentliggøres regnskabet på GKLs hjemmeside.

 

Ad 5) Budget 2010

Budgetudkast for 2010 blev gennemgået. Budgettet vil som sædvanligt blive indarbejdet i årsregnskabet og dermed offentliggjort samtidig med årsregnskabet på GKLs hjemmeside.

 

Ad 6) Næste møde

Næste møde blev aftalt til den 5/2-10 kl. 15.30 – 17.30 i klubhuset. Den foreløbige dagsorden blev aftalt til:

·        Forberedelse af generalforsamling

Mødet hævet kl. 19.00

Ref.: THA